Glosarium HRIS, Absensi, dan Payroll
Kumpulan istilah yang sering muncul saat mengelola kehadiran, cuti, dan penggajian karyawan di Indonesia, dijelaskan singkat dalam bahasa sehari-hari. 29 istilah, dikelompokkan per topik.
Kehadiran dan Presensi
- Absensi
- Pencatatan kehadiran karyawan, mencakup waktu masuk, waktu pulang, dan keterlambatan. Datanya menjadi dasar penggajian serta evaluasi kedisiplinan tim.
- Presensi
- Istilah lain dari pencatatan kehadiran, dengan penekanan pada bukti bahwa karyawan benar-benar hadir pada waktu dan lokasi yang ditentukan.
- Clock in dan clock out
- Tindakan karyawan mencatatkan waktu mulai dan selesai bekerja. Pada sistem absensi digital, keduanya dicatat lewat aplikasi, bukan mesin di kantor.
- Geofencing
- Pembatasan area berbasis koordinat GPS. Presensi hanya dianggap sah bila karyawan berada di dalam radius atau area kerja yang sudah ditetapkan.
- Fake GPS
- Aplikasi yang memalsukan titik lokasi perangkat. Sistem absensi berbasis lokasi perlu mendeteksinya agar presensi dari lokasi palsu dapat ditolak.
- Face recognition presensi
- Verifikasi identitas karyawan melalui pengenalan wajah saat mencatat kehadiran, dipakai agar presensi tidak bisa diwakilkan orang lain.
- Titip absen
- Praktik karyawan meminta rekan kerja mencatatkan kehadirannya. Kombinasi validasi lokasi dan verifikasi wajah dipakai untuk mencegah praktik ini.
- Rekap absensi
- Ringkasan kehadiran seluruh karyawan dalam satu periode, biasanya dipakai sebagai dasar perhitungan payroll dan pelaporan ke manajemen.
Jadwal dan Waktu Kerja
- Jadwal kerja
- Rencana hari dan jam kerja untuk setiap karyawan atau tim dalam periode tertentu, termasuk hari libur dan hari kerja pengganti.
- Shift kerja
- Pembagian jam kerja menjadi beberapa periode bergilir sehingga operasional dapat berjalan lebih panjang daripada satu jam kerja normal.
- Lembur
- Pekerjaan yang dilakukan melebihi jam kerja normal dan diperhitungkan sebagai upah lembur, umumnya memerlukan persetujuan atasan lebih dulu.
- Keterlambatan
- Selisih waktu antara jam masuk yang dijadwalkan dan waktu presensi yang tercatat. Dipantau untuk melihat tren kedisiplinan, bukan hanya kasus per orang.
Cuti dan Izin
- Cuti tahunan
- Hak istirahat berbayar yang diberikan kepada pekerja setiap tahun setelah memenuhi masa kerja yang disyaratkan.
- Saldo cuti
- Sisa hak cuti yang belum digunakan pada satu periode. Sistem HRIS menghitungnya otomatis agar tidak perlu direkap manual per karyawan.
- Izin
- Ketidakhadiran yang sudah disetujui atasan dengan alasan tertentu. Berbeda dari cuti tahunan, dan berbeda pula dari absen tanpa keterangan.
- Approval berlapis
- Alur persetujuan yang harus melewati lebih dari satu penyetuju sebelum pengajuan dinyatakan sah, misalnya atasan langsung lalu bagian HR.
Payroll dan Kepatuhan
- Payroll
- Proses menghitung dan membayarkan gaji karyawan beserta seluruh komponen tunjangan dan potongannya dalam satu periode penggajian.
- Slip gaji
- Rincian tertulis komponen gaji, tunjangan, dan potongan yang diterima karyawan pada satu periode penggajian.
- PPh 21
- Pajak penghasilan atas penghasilan yang diterima orang pribadi sehubungan dengan pekerjaan. Umumnya dipotong dan disetorkan oleh pemberi kerja.
- BPJS Kesehatan
- Program jaminan kesehatan nasional di Indonesia. Iurannya ditanggung bersama oleh pemberi kerja dan pekerja sesuai ketentuan yang berlaku.
- BPJS Ketenagakerjaan
- Program jaminan sosial bagi pekerja yang mencakup antara lain jaminan hari tua, jaminan kecelakaan kerja, jaminan kematian, dan jaminan pensiun.
- THR
- Tunjangan Hari Raya, yaitu pendapatan non-upah yang wajib dibayarkan pengusaha kepada pekerja menjelang hari raya keagamaan.
- Upah minimum
- Batas upah terendah yang ditetapkan pemerintah untuk wilayah tertentu dan menjadi acuan pengupahan bagi pekerja di wilayah tersebut.
Struktur dan Pola Kerja
- HRIS
- Human Resource Information System, sistem yang menyatukan data karyawan, kehadiran, cuti, dan penggajian dalam satu basis data sehingga tidak tersebar di banyak spreadsheet.
- PKWT
- Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, yaitu hubungan kerja yang dibatasi jangka waktu atau selesainya suatu pekerjaan tertentu.
- PKWTT
- Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu, yaitu hubungan kerja tanpa batas waktu, umum dikenal sebagai status karyawan tetap.
- Multi cabang
- Pengelolaan beberapa lokasi kerja dalam satu sistem, dengan data kehadiran yang dapat dilihat per cabang maupun sebagai gabungan seluruh cabang.
- Karyawan lapangan
- Pekerja yang bertugas berpindah lokasi sehingga presensinya bergantung pada validasi lokasi di titik kerja, bukan pada mesin absensi di kantor.
- Kerja hybrid
- Pola kerja yang menggabungkan bekerja dari kantor dan dari luar kantor, menuntut sistem kehadiran yang tidak terikat pada satu lokasi fisik.
Menerapkan istilah ini di operasional tim
KlikHadeer menyatukan absensi, jadwal kerja, izin dan cuti, lembur, serta data karyawan dalam satu dashboard, sehingga rekap kehadiran tidak lagi dikumpulkan manual dari tiap cabang.